Kenali Personal Productivity Cycle Anda!

Setiap dari kita mempunyai delapan jam kerja di kantor. Misalnya, jam kantor di tempat kami dimulai dari jam 8.30 dan berakhir sekitar jam 5.30. Ya, itulah jam kerja resmi di kantor kami. Tempat kerja Anda mungkin mempunyai jam kerja yang beda. Pertanyaan saya sangat sederhana, dari delapan jam tersebut seberapa banyak jam yang betul-betul produktif buat Anda?

Manusia pada dasarnya bukan robot dan bukanlah pekerja pabrik yang mampu bekerja non stop dari jam 8 sampai jam 5. Sistem bekerja non stop memang dapat diterapkan di pabrik, oleh karena pekerjaan mereka biasanya bersifat rutin dan merakit hal yang kurang lebih sama. Aktivitas fisik lebih banyak berperan. Itulah bagian dan Revolusi Industri yang masih tetap kita saksikan sampai sekarang. Namun saat ini, bahkan di pabrik pun, beberapa prinsip Human Factor dipakai, karena meyakini bahwa orang pun bisa mengalami keletihan fisik mental. Solusinya, berbagai tambahan variasi dan istirahat diberikan untuk membangkitkan kembali energi mereka.

Nah, mari kita kembali kepada kondisi diri kita yang sebagian besar adalah pekerjaan di era infomasi yang kita sebut knowldege worker. Berapa lamakah kita mampu terus-menerus berkreasi dan bekerja di depan komputer tanpa keletihan fisik dan mental? Survey mengatakan, rata-rata dari kita dapat bertahan konsentrasi secara fisik dan mental selama kurang lebih 3 jam. Lebih dari itu, mental kita mulai merasa letih. Karena itulah, sebenarnya kita bisa lihat, rapat yang efektif semestinya tidak melebihi waktu tersebut. Atau, kalaupun masih banyak yang harus dibahas di rapat, sebaiknya dipecah dengan berbagai variasi tugas atau istirahat singkat.

Kembali kepada kebiasaan kerja Anda. Saatnya sekarang bagi Anda untuk mengenali Personal Porductivity Cycle Anda. Sebenarnya,yang dimaksud dengan Productivity Cycle ini tidak hanya berlaku di kantor, tetapi seharian, selama 24 jam! Cobalah untuk melihat suatu pola bagaimana cara kerja kebiasaan Anda.  Misalkan saja, rekan saya seorang manager namanya Edward adalah manusia malam, ia suka bekerja sampai larut malam. Paginya, saat di kantor, pagi-pagi ia biasanya punya energi yang lebih rendah. Ketika waktu bergerak makin siang, energinya mulai panas (seperti mesin Diesel, kata orang). Malamnya, sepulang kerja, energinya akan sedikit turun sehingga dipakai untuk baca koran dan nonton TV, setelah itu ia punya kesempatan kerja. Sementara itu, Sheila punya kebiasaan yang beda. Ia adalah manusia pagi. Biasanya, ia akan bangun pagi sekali sebelum anak-anaknya bangun, ia pun mulai bekerja. Saat anaknya bagun, sebagian kerjanya sudah selesai. Setelah mengurusi anak-anaknya, ia pun pergi kerja. Pag hari, energinya sangat luar biasa dan ia segera bsa mulai. Dengan berjalannya waktu, semakin sore, energinya semakin terkuras. Sampai sore, ketika pulang, ia sudah merasa letih. Dan sisa waktu malam ia habiskan dengan anak-anaknya, yang membuatnya lebih bergairah lagi. Ketika anaknya tidur jam 9.00, ia pun ikut tidur.

Kenali Productivity Cycle Anda

Oleh karena setiap orang mempunyai productivity cycle yang berbeda-beda, maka tugas Anda adalah mengenali waktu-waktu produktif Anda. Apakah Anda termasuk orang yang justru kreatif dan idenya mengalir  saat-saat malam hari ketika semua orang tertidur dan tidak ada yang mengganggu? Ataukah, Anda termasuk orang pagi sementara orang tertidur lelap, Anda sudah bangun setelah istirahat Anda sehingga siap untuk mengerjakan banyak hal di pagi hari? Kenalilah pola (pattern) ini maka Anda bisa mengoptimalkan Personal Productivity Cycle Anda.

Setelah itu, di kantor atau saat jam kerja pun Anda bisa mengenali pattern (pola) Anda. Kapankah waktu-waktu terbaik untuk Anda mengeluarkan ide-ide? Kapankah waktu yang pas untuk menjawab email? Biasanya, pada pagi hari, saya menyarankan Anda membaca email yang masuk dengan cepat tetapi usahakan Anda langsung mengkategorikan, jenis manakah email Anda tersebut. Apakah: (1) yang harus langsung direspon; (2) yang perlu direspon tapi tidak harus sekarang; (3) yang hanya perlu direspon kalau ada waktu luang; (4) yang tak perlu direspon sama sekali. Selain soal email, Anda pun bisa mengenali kapan pas waktu yang tepat untuk bertemu orang, waktu yang pas untuk rapat, dll.

Memang, tidak semua waktu ini bisa Anda kendalikan. Tetapi, dengan memahami pattern ini maka Anda bisa optimalkan. Misalkan saja, ada orang yang datang kepada Anda dan berkata, “Saya ingin meeting dengan kamu. Jam berapa terserah kamu deh!”. Nah, disinilah kemampuan pemahaman pattern Anda bisa digunakan. Pilihlah waktu yang pas untuk Anda.

Tiga Segmen Siklus Produktif Anda

Belakangan ini, ketika mengajarkan teknik jitu dalam Manajemen Energi supaya tetap produktif di kelas-kelas Kecerdasan Emosional (info di http://www.hrexcellency.com), saya mulai menyinggung soal 3 segmen kualitas waktu dalam kehidupan kita. Apakah itu? Kenalilah dan coba lihat bagaimana hal ini dapat diterapkan pada diri Anda.

Siklus Waktu Kualitas Satu. Inilah siklus waktu yang paling berharga. Waktu ini biasanya Anda pakai untuk mengeluarkan ide-ide dan pekerjaan Anda yang membutuhkan konsentrasi, ketekunan serta ketelitian yang tinggi. Ini adalah siklus ’emas’ Anda karena disinilah fungsi fisik dan mental Anda menjadi sangat prima. Gunakanlah waktu ini dengan sangat hati-hati!

Siklus Waktu Kualitas Dua. Inilah siklus kedua setelah siklus waktu berharga Anda. Dalam waktu ini biasanya energi fisik mental Anda masih tersedia, tetapi sudah mulai agak menurun. Waktu ini biasanya masih dapat Anda pakai untuk bertemu, konsultasi ataupun meeting ataupun mengerjakan hal-hal yang tidak terlalu membutuhkan daya cipta dan imajinasi yang tinggi.

Siklus Waktu Kualitas Tiga. Inilah siklus waktu dimana Anda mulai terkuras secara fisik dan mental. Dan waktu ini sebaiknya dipakai untuk hal-hal yang lebih remeh temeh misalkan membalas atau membaca email-email kurang penting, menelpon rekan business untuk urusan networking atau hal-hal yang tidak terlalu urgent, dll.

Yang perlu Anda ketahui, dari ketiga siklus waktu itu, pergerakannya berbeda-beda untuk setiap orang dan tidak selalu berjalan secara berkesinambungan. Bisa jadi seseorang mulai harinya dengan waktu kualitas satu, lalu turun ke kualitas tiga, siangnya setelah makan adalah waktu kualitas dua, sorenya mulai lagi waktu kualitas satu. Namun yang jelas, dari beberapa pengamatan kami, biasanya seseorang punya dua kali siklus waktu kualitas satu yakni ketika pagi-pagi di kantor serta sore hari sekitar jam rehat sore (3.00-4.00).

Intinya, mengenali Personal Productivity Cycle Anda sangat penting dalam kaitannya dengan strategi Anda untuk menjadi produktif. Perhatikan, mereka-mereka yang bekerja secara optimal dan sukses, bukan berarti mereka terus-menerus bekerja 8 jam, tetapi mereka mampu mengoptimalkan jam-jam mereka untuk aktivitas yang berharga.